La lecture optique de questionnaire à la Fédération des Chasseurs de DordogneLa Fédération a pour mission d'assurer la défense des intérêts de la chasse sur plus de 900.000 hectares et compte actuellement 27.000 chasseurs adhérents.
Face au volume croissant de notre activité nous avons souhaité mettre en place une solution fiable et efficace qui nous permettrait d'automatiser notre mode de fonctionnement interne et de communiquer au mieux et en temps réel les états d'activité auprès de la Fédération Nationale, de l'autorité préfectorale et de nos adhérents.
Concrètement nous avons commencé par automatiser les votes au cours des Assemblées Générales. Jusqu'à présent les 1.500 bulletins de votes étaient traités manuellement par 6 personnes pendant une semaine. Pour la première fois, nous avons saisi les bulletins de votes avec un lecteur optique et préparé les masques de traitements et rapports en amont avec le logiciel ETHNOS : en temps réel nous avons pu obtenir les résultats sous forme graphique. Au total nous en avons eu pour moins de 30 minutes. L'huissier présent pour contrôler les votes assistait pour la première fois à un dépouillement par lecteur optique et a été en totale confiance face à la fiabilité des résultats. La signature des procès verbaux s'est faite sans hésitation !
Notre second grand projet a été d'automatiser la gestion cynégétique du département : saisie des 27.000 demandes de chasse annuelles, suivi du plan de chasse et des dégâts de gibier. Là encore les volumes à traiter sont très importants puisqu'il faut en moyenne compter 24.000 constats de tirs ainsi que par exemple 10.000 carnets bécasse, 5.000 carnets lièvres…
Régulièrement notre mission est de remonter l'information vers la Fédération Nationale et la Préfecture.
Aujourd'hui nous pouvons grâce à la lecture optique alliée à ETHNOS communiquer une analyse instantanée avec des rapports détaillés déclinables par massif.
L'objectif de la remontée d'informations à la Préfecture concernant le plan de chasse est de pouvoir évaluer les dégâts et réagir au mieux. Faute de moyens, nous mobilisions jusqu'à présent 2 opératrices à temps plein pour saisir les informations mais nous communiquions les données avec un an de retard.
Cette année, le suivi du cheptel est en temps réel et nous pouvons même faire un point à mi-chasse pour comparer les données avec N-1 et savoir si on augmente les jours de chasse ou non. C'est très appréciable, par exemple, avec le sanglier, espèce sensible, qui pose des gros problèmes de dégâts et avec laquelle les décisions sont à prendre très rapidement.
Les avantages sont donc tout aussi quantitatifs que qualitatifs puisque nous améliorons de manière exceptionnelle notre réactivité et le ciblage des actions.
En faisant un premier bilan, l'investissement dans la lecture optique est très vite absorbé puisque nous n'avons plus à mobiliser des ressources en temps plein et surtout la productivité en terme de résultats est sans égale…
La mise en place de notre solution s'est faite grâce à l'expérience de l'un de nos administrateurs qui est responsable de la commission informatique. Après quelques recherches sur Internet, il a sélectionné quelques fournisseurs et a souhaité une démonstration des outils. La majorité des solutions de lectures optiques s'orientent vers la lecture des chèques et seul Soft Concept propose les traitements des données et les rapports dynamiques.
Au cours de la présentation, nous avons pu tester en direct 250 fiches sur le lecteur optique ainsi que la partie analyse de données. Le résultat a été très probant…
Dès réception du lecteur optique nous avons suivi une formation pendant laquelle nous avons travaillé concrètement sur les cartes bécasses et les bulletins de vote et aujourd'hui nous tenons bien en main la solution !
Tellement bien que la Fédération a de nouvelles ambitions pour communiquer au mieux et au plus près de ses adhérents. A présent nous allons pouvoir mener des enquêtes beaucoup plus ciblées : sur les 900.000 hectares à gérer avec des paysages très différents, la Fédération va pouvoir affiner ses informations au niveau local (exemple : sortie des rapports dégâts de gibier par massif).
Nous éditerons également prochainement la Lettre d'Information des Chasseurs où nous communiquerons les données que nous avons recueillies grâce à eux, sous forme de rapports graphiques et nous espérons avec notre dynamisme appuyer le message du plaisir de chasser dès le plus jeune âge…